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辦公用品采購流程
日期:2013-01-23
        辦公用品采購流程
 
 一、目的:
  為了降低采購成本,提高辦公用品的采購質量,規范采購流程,加快采購速度,更好地服務公司的各個部門的正常工作,特制定本流程。
  二、采購人員必備(附加內容)
  1、采購員須嚴格遵循貨比三家的采購原則,依照公司的供應商評選標準進行供應商的審核。
  2、對公司必須忠誠,不做損于公司形象或利益的事情,不得收授賄賂。
  3、工作有計劃,做事仔細認真。
  4、原則上,公司的所有供應商都采用月結的方式進行結算。
  三、采購流程:


  說明:
  ★1、所有采購單必須由部門主管簽字同意,由董事長簽字審核,采購員才能下訂單訂購;
  2、所有采購物資入庫后必須將送貨單與交一份入庫單與采購人員;
  3、希望每個部門能夠把現在手頭所使用的產品的質量及存在問題(優點也可)形成文字材料交與采購部主管,以便能更好的為各個部門采購滿意的物資。
  4、為了保證采購員的廉潔,采購部決定本部門不單方面簽收廠家的送貨,而改由其他部門負責簽收與保管(可由行政部門或后勤部門);簽收部門負責產品的驗收、保管與發放,但不與供應商聯系。送貨單由采購部保管。
  5、簽收部門與采購部分別配備人員對到貨明細進行記錄(必須電子檔)(可參考以下表格)
  四、供應商選用標準:
  1、規模:成立時間三年以上,注冊資本50萬元以上,員工在4-8人,每月營業額在30-50萬左右,
  有自己的配送體系(能夠認真服務我們公司)。
  2、價格:價格水平總體居倒數2-3名(80%當中的60%以上常規產品價格居于后位)
  3、在五角場周邊(最好訂貨后一小時內能到貨)
  4、具備開票資格(最好是開增票資格),能接受月結的結算方式。
  5、確認:現場執行采購確認后,由公司采購部最高主管確認最終入圍供應商。
  6、合同簽訂(必須注明常規產品的性能,價格等小項,如何處理漲價事宜)
  7、確認訂貨、驗貨及收貨流程(內部流程)
  五、結算流程:
  1、月結廠家當月的貨款定于下月的第一天進行對帳:由廠家將對帳單傳真到采購人員,由采購人員簽字回傳確認;廠家在得到我公司確認后,出具發票并于每月的十號之前把發票寄到我公司。
  2、采購人員每月的第二天將上月收貨明細電子檔、送貨單及對帳單預審后交由交由財務二審,采購部與財務部確認三者無誤后,由采購員(或采購主管)將對帳單簽字回傳并通知供應商開具發票,送貨單交由財務部及電子檔交由財務部管理。
  如果三者不相符,由采購員負責厘清相關帳目,直到梳理清楚。
  3、采購收到發票后,先對發票進行審核(審核內容有:金額、開票單位、日期及發票真偽等相關內容,專業知識可咨詢財務部。)確認無誤后,采購員填寫付款申請單,交由采購部主管簽字確認后由財務部簽字確認,最后交由董事長簽字同意付款,財務部最后負責付款。
  4、對于采購金額大于1000元以上的新品,必須附上貨比三家的詢價單。

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